A találkozó házigazdája, Gustavo Petro kolumbiai elnök kijelentette, hogy „Amerika békéjét ellenző külföldi erők a CELAC–Európa csúcstalálkozó kudarcát akarták”. Ezzel több magas rangú résztvevő röviddel a csúcstalálkozó előtt bejelentett lemondására utalt. Luiz Inácio Lula da Silva brazil elnök végül megerősítette részvételét – ez a döntés lendületet ad a szervezetnek, mivel jelenléte döntő fontosságú a találkozó politikai jelentőségének megőrzése szempontjából. Lula kijelentette, hogy védeni kívánja a latin-amerikai országok érdekeit, és fel kívánja vetni az amerikai hadihajók latin-amerikai vizeken való jelenlétét.
Brazíliával ellentétben több latin-amerikai kormány nem lesz képviselve államfője által. Claudia Sheinbaum mexikói elnök elutasította a meghívást, míg Gabriel Boric chilei elnök az országában közelgő elnökválasztás miatt nem vesz részt a találkozón. José Jerí perui ideiglenes elnök és Javier Milei argentin elnök szintén távol marad. Cserébe Pedro Sánchez spanyol miniszterelnök és António Costa, az Európai Tanács elnöke, valamint több európai miniszteri delegáció is megerősítette részvételét.
De az európai oldalon is nyugtalanságot keltenek a prominens távollétek. Ursula von der Leyen, az Európai Bizottság elnöke röviddel a rendezvény előtt lemondta részvételét, hivatkozva a szoros időbeosztásra és a részt vevő állam- és kormányfők csekély számára. Helyette Kaja Kallas, az EU külügyi főképviselője képviseli majd. Franciaország, Németország és Olaszország kormányfői, Emmanuel Macron, Friedrich Merz és Giorgia Meloni szintén távol maradnak az eseménytől. A Berliner Zeitung újság szerint ennek oka az Egyesült Államok és Kolumbia közötti feszültség, valamint az, hogy „az európaiak nem akarják felbosszantani Donald Trumpot, aki éppen katonai akciót indított Venezuelával és Kolumbiával szemben”.
Brüsszelből azonban azt hallani, hogy a csúcstalálkozó globális feszültségek idején is megőrzi geopolitikai jelentőségét, mivel Európa megpróbálja fenntartani az egyensúlyt az Egyesült Államokkal és Kínával való kapcsolataiban.
A találkozó Santa Martában kerül megrendezésre, egy városban, amelyet Petro történelmi szimbolikus értéke miatt választott: 2025-ben ünnepli 500 éves fennállását, és ez volt az a hely, ahol Simón Bolívar meghalt. A helyszín kiválasztása logisztikai kihívások elé állította a szervezőket, mivel Belém do Pará, a COP 30 helyszíne, csak korlátozott légi összeköttetéssel rendelkezik. E nehézségek ellenére a kolumbiai kormány a csúcstalálkozót Latin-Amerika és a Karib-térség nemzetközi szerepének megerősítésére alkalmas lehetőségnek tekinti.
A felkészülésekkel párhuzamosan Mauricio Jaramillo Jassir kolumbiai külügyminiszter-helyettes Santa Martában vezette a CELAC nemzeti koordinátorainak találkozóját. A találkozón előrelépés történt az úgynevezett „Santa Marta CELAC–EU 2025 nyilatkozat” tárgyalásában, amely a következő évek politikai és együttműködési iránymutatásaként szolgál majd. Az összes 33 tagállam képviselői részben helyszínen, részben virtuálisan vettek részt, csakúgy, mint a CAF – Banco de Desarrollo de América Latina y el Caribe fejlesztési bank küldöttei.
A kolumbiai kormány a csúcstalálkozót az energia, a digitalizáció és a környezet terén végbemenő hármas átalakulás lehetőségeként hirdeti
